Dokumentacja projektowa – moja organizacja pracy kreatywnej

Paź 22, 2019 | Projektowanie graficzne, Zawód: Projektantka graficzna

Po sierpniowym urlopie bałagan w firmie zaczął mi doskwierać jeszcze bardziej. I nie chodzi tu tylko o fizyczny nieporządek. Znacznie mocniej irytowałam się na myśl (i widok) o nieogarniętych funduszach i planie budżetowym, chaotycznie spisanej strategii działania i celach na najbliższe miesiące czy wiecznie porozwalanych po komputerze plikach i folderach. W głowie miałam też jedno, ważne zadanie: moja dokumentacja projektowa wymagała – ogólnie mówiąc – ogarnięcia. Właśnie to możesz podejrzeć w tym artykule – moją organizację materiałów ze współprac.

W artykule zostały użyte linki afiliacyjne. Jeśli klikniesz w nie i kupisz wybrany produkt z mojego polecenia, dostanę w zamian określoną prowizję od kwoty zakupu. Nie martw się, wszystko polecam z czystym sumieniem, bo sama z tych przedmiotów korzystam na co dzień! 

Chciałam zapewnić sobie maksymalny komfort pracy, więc powiedziałam dość i zaczęłam poważnie myśleć o najlepszym rozwiązaniu. I długo nie myślałam, bo na horyzoncie pojawił się on: segregator Pani Swojego Czasu.

Znacie to: w cudnym zeszycie/notatniku/planerze zapisujecie ważne sprawy, informacje, treści, które chcecie zachować w określonej kolejności bądź hierarchii. Wszystko jest w porządku, aż do momentu, w którym coś trzeba przenieść/dodać/usunąć/zmienić. Co wtedy? Wtedy szlag trafia Wasz porządek. Z ogarniętych i sensownych notatek znów robi się misz masz.

Jedynym sensownym rozwiązaniem wydawał się więc segregator. Moje przypuszczenia się potwierdziły chwilę po tym, jak zamówione cacko otworzyłam, rozłożyłam na biurku i zaczęłam uzupełniać. Dacie wiarę, że już przy drugiej kartce musiałam zmienić kolejność ich ułożenia?

Gdybym pisała w planerze, musiałabym znów robić cudne odnośniki do poprzednich (bądź kolejnych) stron. A tutaj? Ciach, prach, kartka przełożona. Nic nie skreślone. Wszystko piękne, poukładane i w odpowiednim miejscu.

Dokumentacja projektowa w segregatorze – najlepszym sposobie organizacji materiałów

Segregator zamówiłam wraz z kilkoma akcesoriami. A papier… po użytkowaniu trzech Planerów Pełnych Czasu nie muszę chyba mówić, że ten w typowych zeszytach mnie delikatnie mówiąc nie zadowala. Do segregatora dorzuciłam więc oczywiście dedykowany wkład – komplet kartek w kropki. 

Mały segregator, w którym uporządkowałam całą firmę i trochę prywaty (napiszę o tym obszerny artykuł w listopadzie) używałam ponad miesiąc. Kiedy zechciałam więc stworzyć swoją dokumentację projektową, nie zastanawiałam się długo, gdzie zamówić potrzebne narzędzie i dodatki. Od razu zaopatrzyłam się w jego większego brata. 

Na Instagramie pytaliście (mega fajnie!), czym właściwie TEN segregator różni się od innych, dużo tańszych i łatwiej dostępnych (np. w stacjonarnych sklepach papierniczych). Jeśli o tą wygodę w zakupie chodzi, to akurat niczym – przesyłki od PSC zawsze przychodzą do mnie następnego dnia roboczego. Ale pozostałe kwestie już Wam wyjaśniam. 

Nigdy nie ukrywałam i nigdy nie będę ukrywać faktu, że jestem estetką. Ważny jest więc dla mnie wygląd przedmiotów codziennego użytku. Szczególnie, że tego akurat używam przez połowę dnia, jak nie dłużej. Uwielbiam, kiedy w moim otoczeniu są dopasowane, ŁADNE rzeczy. 

Swoją drogą, co może wydać Wam się dziwne, wszystko – już podświadomie – dopasowuję stylem i kolorystyką do… Moyemu. Tak, właśnie, wybieram te przedmioty (ubrania, akcesoria papiernicze, dekoracje itp.) które będą pięknie wyglądały na zdjęciach biznesowych (szczególnie lifestylowych) czy po prostu w moim biurze. No cóż poradzisz, takie zboczenie :D Seria Glamour już by się więc nie wpisała w identyfikację mojej firmy, ale Dżunglove jak najbardziej!

Po drugie – jakość wykonania. Przy tak intensywnym korzystaniu z segregatora, nie wyobrażam sobie używać takiego, który za miesiąc się rozklei lub rozleci. Po wielokrotnych zakupach w sklepie Pani Swojego Czasu jakość mam już przetestowaną od A do Z i wiem, że produkty Oli mnie nie zawiodą.

Dlaczego uporządkowana dokumentacja projektowa jest dla mnie tak istotna?

Tworzenie oprawy graficznej marek to masa maleńkich, dużych i ogromnych szczegółów, szczególików, informacji, danych, założeń, pomysłów, inspiracji itp. To cały zbiór nie tylko treści, ale także pomocy wizualnych i – co oczywiste – projektów w efekcie końcowym. 

Tych kartek i karteczek jest często kilkaset!!! Wyobrażacie sobie, jak wyglądałby ich zbiór w nieogarniętej szufladzie, teczce czy zwyczajnie luzem, gdziekolwiek? Przechowywanie tego w nieuporządkowany sposób generuje niesamowity bałagan. Warto więc wypracować sobie system porządkowania materiałów, który sprawi, że będą one we właściwym miejscu. Zawsze, kiedy okażą się potrzebne. 

Po drugie, uwielbiam ułatwiać sobie życie. Odpowiednia dokumentacja projektowa daje mi poczucie opanowania sytuacji. Pozwala ułożyć te piękne rzeczy, które tworzymy wspólnie z Klientami, w równie piękny sposób. 

Po trzecie – oszczędzam czas, co dla mnie ma wartość chyba największą w tym momencie. Nie mogę sobie pozwolić na godzinne wyszukiwanie pojedynczej informacji niewiadomo właściwie gdzie. Tutaj sprawa jest prosta – czegokolwiek potrzebuję, otwieram segregator w odpowiednim miejscu i mam jak na tacy. 

Po czwarte – uwielbiam wracać do moich projektów, oglądać je, wspominać i analizować! Czy to w niedalekiej czy dalszej przyszłości – projektując cokolwiek wiem, że za chwilę będę miała ochotę podejrzeć swoje dzieło. To nie tylko sposób na docenienie własnej pracy, ale także na naukę – zawsze po pewnym czasie, sprawdzając swoje realizacje, myślę, co mogłabym zrobić inaczej, na nowy sposób, jak wyciągnąć z tego nowe pomysły. No właśnie, bo…

Dokumentacja projektowa służy mi także jako źródło inspiracji. I choć większość pewnie pomyśli teraz, że jak to? Inspirować się już gotowymi pracami dla Klientów? Przecież nie można tworzyć dla nowych marek, na podstawie tego, co już stworzyłam dla dotychczasowych! Otóż owszem – nic takiego nie ma miejsca, ale moja własna praca jest dla mnie nieocenioną inspiracją. ZAWSZE podczas projektowania pojawiają się pomysły, których nie mogę lub nie chcę zrealizować w danej współpracy, a które będą genialną bazą dla innych. Wtedy przeglądam szkice, opisywane idee i wyłapuję, które z nich mogę użyć w kolejnych projektach. 

Jak wygląda moja dokumentacja projektowa?

Nagłówek celowo napisałam taki, a nie inny. Tutaj chcę pokazać, jak wizualnie prezentuje się moja dokumentacja projektowa.

To, co już znacie, to jej forma – segregator. Idealny pod względem elastyczności, obsługi i możliwości rozmiarowych, żeby to tak najprościej ująć – po prostu pomieści sporo. Mam zarówno format A5, jak i format A4. Ten mniejszy służy organizacji spraw firmowych, planowaniu, promocji, finansom i tym podobnym, większy zaś – właśnie projektom.

Co ważne – całą dokumentację projektową prowadzę ręcznie. Wiele z Was pewnie pomyśli, że oszalałam, ale robię to z pełną świadomością praco- i czasochłonności tego sposobu.

Pracując przez 95% czasu przed komputerem, zwyczajnie szukam ujścia i zmiany. Nie chcę spędzać całej doby przed ekranami, a tego często wymaga moja praca – formalności (maile, umowy itp.), projektowanie, marketing i promocja, blogowanie, social media i pozostałe.

Planowanie i organizację przeniosłam więc na papier. O ile w swoim organizerze/planerze firmowym i prywatnym korzystam z gotowców (np. wydrukowane tabele planowanych publikacji) i używam zwykłego kalendarza na co dzień, o tyle dokumentacja projektowa to praca moich rąk, długopisu i ołówka.

Jasne, gotowe projekty są przedstawiane na wydrukach, podobnie jak zawarte w dokumentacji kwestie formalne – jak np. umowy. Jednak cała reszta – od kart ogólnych, poprzez opisy i makiety (szkice, czyli makiety wstępne – tylko dla mnie) aż po tabele zapisu plików i oddania projektu – tworzona jest ręcznie.

Kiedyś uwielbiałam wszystko, co DIY! I uwielbiam nadal, jednak znacznie mniej tworzę. Jako osoba z zamiłowaniem do wszelkich twórczości i prac kreatywnych, potrzebuję możliwości wyżycia się własnymi dłońmi, na papierze, z ulubionymi akcesoriami i (nie)starannością. Przykładam znaczną uwagę do estetyki mojej dokumentacji, ale nie płaczę nad kartką, na której coś skreśliłam czy krzywo narysowałam.

Analogowa forma dokumentowania służy odpoczynkowi od komputera i telefonu oraz zaspokojeniu mojego kreatywnego ‘ja’.

 

Żeby mieć możliwość tworzenia ręcznego, a jednocześnie mądrze dysponować dostępnym czasem, wykorzystuję pomoce i akcesoria papiernicze, które przyspieszają moje ręczne malunki i pisanie. Tu najczęściej sprawdzają się naklejki PSC oraz szablony – te drugie zastępują mi już nawet linijkę! Choć cieszę się, że mam jeszcze te plastikowe, bo tekturowe mogłyby nie wytrzymać u mnie zbyt długo.

Oprócz tego mam także karteczki elektrostatyczne – są genialne nie tylko w pracy biurowej! Mikołaj uwielbia „przeklejać” je na ścianach z miejsca w miejsce, bawimy się w zgadywanie kształtów czy literek. Notuję także na nich pilne sprawy, a następnie umieszczam je nad biurkiem. Dzięki temu nie zapominam o priorytetach i nagłych wypadkach (a te w firmie zdarzają się często), a neonowe kolory tylko wspierają ściąganie mojej uwagi.

Jeśli potrzeba czegoś stonowanego, to na biurku czeka w gotowości komplet karteczek z Ikei (nie są już dostępne, przynajmniej na stronie), w ładnych kolorach pasujących do kolorystyki Moyemu. Mówiłam już, że może i świruję, ale sami zobaczcie – od razu zwykłe zdjęcie biurka lepiej wygląda na Insta Moyemu, kiedy akcesoria papiernicze stają się dekoracją kadru.

 

Piszę od półtora roku TYLKO ścieralnym długopisem. Przy mojej ciągłej zmianie planów, korektach i innych sprawdza się idealnie. Oprócz niego używam cienkopisów kolorowych Stabilo (chyba nie muszę mówić, że w palecie barw Moyemu? :D), zakreślaczy Stabilo, grubych cienkopisów (jakkolwiek to brzmi) od Faber Castel i sporadycznie brush penów. Ołówek to u mnie rzadkość.

W bardzo złożonych dokumentacjach przydają się także wszelkiego rodzaju spinacze do papieru, znaczniki czy zakładki. Choć te znacznie częściej służą pomocą w Planerze Pełnym Czasu, bo segregator sam w sobie, wraz z przekładkami, genialnie się dzieli, porządkuje i hierarchizuje.

dokumentacja projektowa od środka

Każdy z Klientów, z którymi współpracuję, ma w moim segregatorze oddzielną kartę. To przekładki dedykowane segregatorowi PSC, dzięki którym oddzielam poszczególnych Klientów od siebie. Takie rozwiązanie pozwala mi zachować porządek i nie mieszam ze sobą różnych marek/firm w swojej dokumentacji. 

Wszystkie projekty dla danej firmy umieszczam właśnie w odpowiednim dla nich miejscu w segregatorze, w oddzielonej jego części. Układam materiały ze współprac chronologicznie – od najwcześniejszego, do ostatniego/aktualnego. To sprawia, że zawsze pierwszą kartą jest ta najważniejsza – z danymi Klienta, opisem marki i ogólnych założeń/wytycznych dla całej współpracy. 

1dane Klientów i firm

Czyli wszystkie podstawowe podstawy – imię i nazwisko, dane kontaktowe (telefon, mail), dane rejestrowe (w przypadku firm),

2informacja o sposobie poznania Moyemu

Zaznaczam, w jaki sposób Klient dowiedział się o moim studio kreatywnym, jak do mnie trafił i dlaczego. Zawsze o to pytam w pierwszym kontakcie. Dzięki temu wiem, które źródła przynoszą mi największe korzyści jeśli chodzi o pozyskiwanie Klientów; spisuję to później w raporcie zbiorczym (jak to poważnie brzmi!) i analizuję, które obszary ulepszać, w jakie nowe wkraczać, a z czym dać sobie spokój.

3prezentacja marki

Markę opisuję bardzo szczegółowo podczas projektowania jej identyfikacji wizualnej. Wtedy karta z opisem marki jest po prostu wywiadem, który przeprowadzam z Klientem (czyli wypełniony brief, często drukowany po przesłaniu przez Klienta) + pełną prezentacją wyników mojej analizy owego wywiadu. 

Dzięki dokumentowaniu portretu marki, przy kolejnych projektach mam czarno na białym najważniejsze wytyczne – styl i charakter marki – co znacznie skraca czas tworzenia i ogranicza wysiłek, jaki wkładam w kreowanie koncepcji i już ostatecznych projektów. 

4wytyczne ogólne oraz dla poszczególnych projektów
5ostateczny opis (z)realizowanego projektu
6kwestie finansowe – ceny, koszta, raty, wpłaty i zadatki

Zapisywanie cen, w jakich projekt został zrealizowany, wraz z pełną zawartością danego pakietu, jest dla mnie ułatwieniem w wycenie kolejnych współprac i zleceń. Zdarza się, że wykonywane prace nie wpisują się w żaden z dostępnych w Moyemu pakietów ofertowych.

Kiedy w przyszłości będę miała wątpliwości co do wyceny (a uwierzcie mi, zdarzają się), przeszukam swoje notatki w dokumentacji projektowej, aby sprawdzić, jak zrobiłam to poprzednim razem w przypadku podobnych projektów.

7kwestie finansowe – ceny, koszta, raty, wpłaty i zadatki

Różnią się w zależności od tego, czego dotyczy dany projekt.

W przypadku stron internetowych, wszystkie opisy techniczne, spis założeń i wytycznych oraz makiety całej strony i poszczególnych podstron zawsze lądują w segregatorze. Podobnie w przypadku identyfikacji wizualnej – szkice logo (uwielbiam do nich wracać, jak pisałam wyżej), grafik reklamowych czy materiałów firmowych także mają tu swoje miejsce.

8informacje o przekazaniu projektu

Czyli data, potwierdzenie odbioru, potwierdzenie zapłaty, faktury i cała reszta. 

9zapis i oddanie plików

Tutaj zachowuję jednocześnie informacje o ostatecznej ilości zapisanych i przekazanych plików, a także mam w segregatorze miejsce na pracę nad plikami – tabele, w których rozpisuję, jakie pliki potrzebuję zapisać i odhaczenia każdego z nich.

Podczas oddania projektu, mam do przekazania mnóstwo plików. W przypadku identyfikacji wizualnej jest ich najczęściej kilkaset. Wcześniej oczywiście muszę je zapisać.

Zawsze rozrysowywałam najprostszą tabelę na luźnej kartce, odhaczałam i tyle. Zdarzało się, że później nie mogłam znaleźć któregoś z plików, a także… tej kartki.

Przeszukiwanie pełnego folderu w poszukiwaniu tej jednej rzeczy to dość trudne, czasochłonne i denerwujące zajęcie. Kiedy mam „raport” zapisu i wysyłki plików w segregatorze, mogę szybko sprawdzić, która pozycja jest nieodhaczona, a co za tym idzie – brakuje jej w folderze. Podczas sprawdzania i liczenia materiałów w oddawanym projekcie to niesamowicie ułatwia pracę.

10gotowy projekt

Wiadomo, że nie zawsze będę w stanie wydrukować i umieścić w segregatorze całość wykonanej pracy. Jestem w trakcie przygotowywania materiałów do druku, więc jeszcze nie pokażę Wam tego na zdjęciach, ale możecie podejrzeć małe wizualizacje, co będzie się znajdowało w mojej dokumentacji. 

W przypadku identyfikacji jest dość łatwo – będę na koniec współpracy umieszczać w dokumentacji wydrukowany brand board, który dostają ode mnie Klienci. Nie drukuję każdej księgi identyfikacji dla siebie, trafia ona do Klienta, a ja zawsze zachowuję wersję wirtualną. W swoim segregatorze potrzebuję mieć pogląd na całokształt wykonanej pracy, a słowa i opisy tego nie oddają. Tablica identyfikacji sprawdzi się więc idealnie. 

W przypadku materiałów firmowych też ciężko nie będzie, bo wystarczy umieścić jeden wydruk. O ile oczywiście dostanę pozwolenie na „przywłaszczenie” pięknej wizytówki czy ulotki – nie chcę podbierać Klientom z nakładu ich druków! :D 

Jeśli chodzi o strony www, planuję zachować wydruki z różnego rodzaju niestandardowych rozwiązań stosowanych w projekcie, nietypowych modułów czy sekcji stron, które mocno wyróżniają daną współpracę. Zwyczajnie będę dołączać do dokumentacji te części projektu, które chciałabym mieć w przyszłości pod ręką. Lub pod okiem, dla obejrzenia i przypomnienia :) 

Dokumentacja projektowa oparta na 3 zasadach:

N
porządek

To jest dla mnie najważniejsze. Po to tworzę segregator projektowy, żeby wszystko mieć w jednym miejscu i w odpowiednim ułożeniu. Chcę maksymalnie porządkować swoje otoczenie nie tylko w pracy, ale także prywatnie, możliwie przyjaznymi sposobami. 

N
minimalizm

Podstawa: ma być czytelnie.

Muszę mieć łatwość w zlokalizowaniu potrzebnych informacji, bo dokumentacja projektowa ma ułatwiać mi pracę, a nie ją utrudniać. Nie komplikuję sobie zadania wymyślnymi kartami, kolorowankami, rysunkami itp. To narzędzie pracy, a jakiś poziom kreatywności wykonania to efekt uboczny. 

N
elastyczność

Moja dokumentacja projektowa musi być prowadzona w takiej formie, bym mogła wykorzystać ją w KAŻDYM projekcie.

Sam zarys kart jest więc bardzo uniwersalny, a wszelkie dodatkowe dane i informacje, które są ściśle związane z danym typem projektu i projektem, dopisuję już poniżej, w odpowiednim miejscu – zazwyczaj w najważniejszych założeniach i wytycznych współpracy. Tak, by podstawowe elementy były idealne dla dokumentowania zarówno tworzonej identyfikacji wizualnej, strony www czy materiałów firmowych.

Przeczytaj także:

90+ odręcznych fontów z polskimi znakami

Znalezienie darmowych odręcznych fontów z polskimi znakami jest... wyzwaniem. Tym bardziej, kiedy chcemy, aby idealnie pasowały do naszej marki. Często pierwsze, co robimy, to przeszukiwanie darmowych zbiorów. Dziś chcę Wam pokazać, że niewielkim kosztem można ułatwić...

Antyporadnik: Jak wydać e-booka?

18 marca mój e-book "Fotografia w biznesie" ujrzał światło dzienne. Duma, radość, zadowolenie, ale i zmęczenie, lekkie wypalenie i potrzeba odpoczynku. Teraz wiem, że cały proces tworzenia e-booka to nie bułka z masłem, szczególnie, jeśli to Twój pierwszy raz....

Pin It on Pinterest

Podaj dalej!

Podziel się ze Światem wartościowymi materiałami od Moyemu!