promo-image

Moje efektywne planowanie to wciąż nauka, testy i odrzucanie lub przyjmowanie kolejnych sposobów, jednak aktualnie mogę śmiało powiedzieć, że idzie mi już z górki. Efektywne planowanie pomoże Ci zwiększyć produktywność i osiągać cele, które sobie stawiasz. Ważne jednak, aby planowanie nie było sztuką dla sztuki, a sposobem na realizowanie poszczególnych zadań i osiąganie kolejnych etapów, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Jakie narzędzia wspierają moje efektywne planowanie i w jaki sposób organizuję własny czas?

Jeszcze niedawno moje planowanie zamiast osiągniętych celów przynosiło mi frustrację z powodu zmarnowanego czasu (na planowanie, co za paradoks) i niewykonanych zadań. Rysowanie tabelek w zeszycie, ozdabianie nagłówków i wycinanki w papierach ozdobnych zjadały dobre kilka godzin z mojego tygodniowego czasu pracy, a ja kończyłam z nieodhaczoną listą obowiązków. No halo, przecież planuję, organizuję, dlaczego to nie działa? Bo te plany pozostają niezrealizowane, kiedy zwyczajnie czas się kończy i brakuje na nie miejsca w ciagu dnia, bo cały został przeznaczony na tworzenie kalendarza czy list to-do. 

Wiedziałam, że długo tak nie pociągnę i muszę wziąć się za siebie i zmobilizować. Moje efektywne planowanie zaczęło się w momencie wymiany BuJo na zwykły kalendarz książkowy, co – mimo miłości do kropkowanych zeszytów – było najlepszym prezentem dla samej siebie. Dzięki zmianie nastawienia udało mi się znaleźć dobry kierunek i zacząć na poważnie uczyć się organizacji czasu. Choć bullet journal na nowo zawitało w moim życiu, to tym razem stało się nieocenioną pomocą a nie zjadaczem czasu. 

Moje efektywne planowanie | Moyemu - blog kreatywny


 

Znalazłam odpowiednie dla siebie narzędzia i pomoce, dzięki którym realizuję swoje cele, a każdy dzień stał się zorganizowany (w miarę możliwości) i wykorzystany w maksimum. 

 


 

  1. Kalendarz główny: Minimal Planner, Madama. Efektywne planowanie codzienności i życia prywatnego. 

Moje efektywne planowanie | Moyemu - blog kreatywnyBardzo długo szukałam kalendarza idealnego. Jako estetka lubię, kiedy przedmioty użytku codziennego podobają mi się. Kiedy uznam coś za ładne, automatycznie chętniej z tego korzystam. 

Minimal Planner spełnia wszystkie kryteria, które brałam pod uwagę w poszukiwaniach:

  • rodzaj papieru – w 90% przypadków używam cienkopisów, markerów, zakreślaczy i bardzo rzadko sięgam po długopis. Zależało mi więc, żeby papier był dobrej jakości, o wysokiej gramaturze i dobrze przyjmował wszelkie rodzaje tuszu. W tym kalendarzu nie obawiam się o przebijanie a nawet o prześwity, bo wszystko wygląda elegancko. Dodatkowo nie jest on śnieżnobiały, a w lekkim odcieniu beżu, co daje mu +100 punktów do ładności.
  • format – mój Minimal Planner jest w formacie A5, czyli idealnym dla mnie. Teraz, mając także Planer Pełen Czasu widzę, że rozmiar większy sprawdza się jeszcze lepiej, ale zdecydowanie „stacjonarnie”. Kalendarz, który noszę ze sobą niemal wszędzie, musi zmieścić się w niewielkich rozmiarów torebce i choć ten jest dość ciężki, to wiem, że w końcu noszę w nim to, co najważniejsze, więc warto dźwigać!
  • okładka – nie lubię, kiedy coś szybko się niszczy, a od początku wiedziałam, że będę używała kalendarza intensywnie i non stop. Aby przeżył cały rok w dobrym stanie musiałam znaleźć egzemplarz z wytrzymałą okładką. Minimal Planner ma nie tylko porządną, ale też śliczną okładkę, która pasuje do palety moich ulubionych kolorów. Co więcej, jej odcień jest zbliżony do jednego z palety kolorów Moyemu, co niektórym może wydawać się śmieszne, ale od razu zwróciło moją uwagę i między innymi dlatego tak mi się podoba ten kalendarz. 
  • rozkładówka – zależało mi na kalendarzu dziennym i z takiego też korzystam, choć Minimal Planner znajdziecie także w wersji tygodniowej. Soboty i niedziele mieszczą się na jednej stronie i choć zdarza się weekend, w którym mam sporo do zrobienia, to i tak wystarcza mi miejsca na liście zadań. 
  • odpowiednia ilość miejsca – w poprzednich plannerach brakowało mi miejsca na rozpisanie harmonogramu dnia, wypisania konkretnych czynności czy celów miesięcznych. Zazwyczaj nie miałam także gdzie zapisać luźnych myśli, informacji. Teraz mam miejsce na notatki na każdej stronie, a dodatkowo wolne kartki na końcu kalendarza. 
  • brak zbędnych stron i dodatków – nie potrzebuję miejsca na zapisanie cytatu dnia, szklanek do kolorowania w każdy dzień czy rozpisania menu i treningów. Jedzenie ostatnio zaczęłam planować (co z resztą zaraz Wam opiszę), ale osobno, na kartce A4, którą wieszam w kuchni na ścianie. Nie chciałoby mi się zerkać do kalendarza, żeby sprawdzić, co danego dnia mam ugotować. 

Moje efektywne planowanie | Moyemu - blog kreatywny

W kalendarzu głównym, który służy mi do planowania codzienności i życia prywatnego także wpisuję zadania firmowe, aby nie robić takiej listy na każdy dzień w Planerze Pełnym Czasu. Dolną część listy zadań poświęcam zawsze na obowiązki zawodowe, dzięki czemu wiem, co danego dnia musi być wykonane. 

Oprócz tego, w kalendarzu lądują: 

  • Zadania codzienne. Obowiązki domowe, sprawy do załatwienia np. poczta czy urząd.
  • Wydarzenia. Urodziny, imieniny, imprezy, odwiedziny, wyjazdy, wizyty u lekarza i tym podobne. 
  • Część obowiązków firmowych. Przelewy, maile, telefony, inne zadania. 
  • Codzienniki Mikołajowe. Kamienie milowe, czynności wykonane pierwszy raz, ciekawe lub zabawne sytuacje z danego dnia i tym podobne. 
  • Pomysły na posty. Podręczna lista na jednej z ostatnich stron. 
  • Listy zakupów. 
  • Osobiste cele miesięczne, wypisywane w kalendarzu danego miesiąca. 

Moje efektywne planowanie | Moyemu - blog kreatywny

 

  1. Planer biznesowo-blogowy: Planer Pełen Czasu, Pani Swojego Czasu.

Jak już Wam wspomniałam, w ciąży zrobiłam pierwszy krok w kierunku efektywnego planowania i zrezygnowałam z BuJo. Nie żebym coś miała do tej formy organizacji czasu, ale u mnie nie zdawało kompletnie egzaminu. Traktowałam to bardziej jako formę kreatywnego wyżycia i pochłaniało zbyt dużo czasu i energii, w efekcie nie prowadząc do realizacji ani jednego celu. 

Moje efektywne planowanie | Moyemu - blog kreatywnyDość szybko okazało się jednak, że sam kalendarz główny mi nie wystarcza. Choć znajduję w nim kilka stron na luźne notatki, spisanie pomysłów czy wishlisty, to jednak nadal jest zbyt mała ilość miejsca, aby rozpisać wszystkie kwestie związane z firmą. Postanowiłam spróbować raz jeszcze polubić się z kropkowanym zeszytem, ale tym razem na poważnie stawiając sobie za cel główny efektywne planowanie. 

Planer Swojego Czasu „poznałam” już dawno, kiedy tylko Ola Budzyńska wypuszczała go w świat. Zwrócił moją uwagę szczególnie dlatego, że sama swego czasu wpadłam na pomysł stworzenia kalendarza w formie BuJo, który część rubryk i stron będzie miał gotowe, a część puste – dla własnego zaprojektowania. Choć plan realizacji pomysłu miałam już całkiem szczegółowo rozpisany, to nie zrealizowałam go, bo w głowie od razu zrodziły się obawy, że zostanę posądzona o plagiat. Nie żałuję jednak, bo chyba nie do końca odnalazłabym się w roli koordynatorki całego procesu tworzenia tego typu produktu, więc cieszę się, że mogę go kupić już w gotowej formie i dość mocno przypomina ten, który wyobrażałam sobie myśląc o własnym projekcie. 

Planer Pełen Czasu kupiłam przy okazji promocji w sklepie Pani Swojego Czasu. Dobrze, że trafiłam w odpowiednim momencie i ucięłam koszt o kilka procent, bo zeszyt nie należy do najtańszych. Nie obawiaj się jednak, jeśli planujesz kupić go za pełną cenę – jest w stu procentach jej wart. W zamian za jakość, jaką otrzymujemy, aż głupio byłoby zapłacić mniej. 

Do swojego zamówienia dodałam też plastikowe szablony, które robią całą robotę. Po to przecież wracam do BuJo, żeby korzystać z niego na maksa i nie marnować czasu na odręczne rysowanie tabelek, ozdabianie nagłówków i tym podobne. Szablony są genialnym narzędziem w planowaniu w bullet journal a poniekąd za ich zasługą mój planer wygląda ładnie, tak, jak bym tego chciała. 

Moje efektywne planowanie | Moyemu - blog kreatywny

Jak Planer Swojego Czasu wspiera efektywne planowanie?

  • Porządnie wykonany zeszyt posłuży mi bardzo długo. Okładka prędko się nie zniszczy (o ile w ogóle – przeżyła już pierwsze spotkanie z wodą i brudem i nic kompletnie się z nią nie zadziało). To ogromny plus z uwagi na fakt, że planer musi wytrwać ze mną przynajmniej tyle czasu, ile zajmie mi na zapełnienie wszystkich stron i zrealizowanie rozpisanych projektów. 
  • 256 stron wystarczy mi na zapisanie wszystkich spraw firmowych, planów projektów, szkiców artykułów i zdjęć, list zadań i zakupów, budżetu firmowego i innych ważnych kwestii.
  • Świetny papier, który przyjmuje każdy tusz (tylko nieznacznie widać prześwity) pozwala mi odpowiednio zaznaczyć tytuły i używać kodu kolorystycznego z moimi zakreślaczami i cienkopisami Stabilo. 
 

  • Spis treści, który znajduje się na samym początku Planera, pozwala mi zaoszczędzić dobre kilka chwil na szukaniu potrzebnej strony. Kod kolorystyczny użyty w spisie jeszcze dokłada do tego swoje trzy grosze, sprawiając, że w sekundę odnajduję odpowiednie treści. 
  • Tabele kalendarza miesięcznego to ten element Planera, który – już zaprojektowany i prawie gotowy – skraca czas planowania. Wpisuję jedynie nazwę miesiąca i daty w odpowiednich dniach tygodnia, a resztę stanowi mój indywidualny plan miesięczny. Tutaj umieszczam wszelkiego rodzaju plany publikacji na blogu i w social mediach, wydarzenia sklepowe czy planowaną wysyłkę newslettera. 

Moje efektywne planowanie w Planerze Pełnym Czasu: 

  1. Miesięczny kalendarz publikacji wraz z kolumną boczną.

Obok kalendarza jest miejsce na notatki i wypisanie trzech priorytetów. Taka hierarchia ważności zadań wspiera efektywne planowanie, określając, czym mamy się zająć w pierwszej kolejności.

W tabeli kalendarza miesięcznego planuję:

  • artykuły na blogu,
  • terminy związane ze współpracami, deadline’y,
  • newsletter,
  • nowe zdjęcia w sklepie,
  • nowe zdjęcia w darmowym banku zdjęć,
  • posty w social mediach,
  • live’y.

Moje efektywne planowanie | Moyemu - blog kreatywny

  1. Pozostałe kartki.
    • Produkty Moyemu. Jako, że sklep Moyemu wystartował niedawno, w pierwszej kolejności chcę rozbudować bank zdjęć do nieco większych rozmiarów. Mam już jednak kilka pomysłów na kolejne produkty, także fizyczne. Najpierw zapisuję je na ogólnej liście. Następnie przeznaczam miejsce na każdy pomysł osobno i jak najbardziej szczegółowo go opisuję. Póżniej zapisuję każdy kolejny szczegół, który uda mi się ustalić w kwestii planowanego projektu, wszystkie dane, koszty, kontakty i szkice.

Moje efektywne planowanie | Moyemu - blog kreatywny

  • Newsletter. Tworzę prostą tabelę, w której oprócz miejsca na tekst zapisuję jedynie datę i umieszczam kwadracik do odhaczenia. Zakreślam zapisane daty wysyłki newslettera zgodnie z kodem kolorystycznym: na pomarańczowo newsletter sklepowy, na różowo – blogowy. W głównej kolumnie wyznaczam trzy punkty, w którym zapisuję główne myśli, tematy do omówienia i informacje do przekazania w danym mailu. 
  • Facebook i Instagram. To dwa miejsca, gdzie pojawiam się najczęściej (lub w ogóle). Pozostaje jeszcze Pinterest, ale tego akurat nie planuję. W organizacji publikacji w mediach społecznościowych pomaga mi tabela, w której mam miejsce na datę posta i jego szkic. Zapisuję, jaką formę będzie miał dany wpis (np. sam tekst, tekst+zdjęcie, tekst+link, video) i krótko określam jego temat, na przykład Nieoczywiste wykorzystanie zdjęć z Banku Moyemu. 
    Dodatkowo, na oddzielnej stronie planuję cykliczne posty, które wprowadzę do Moyemu już niedługo, na początku na moim fanpejdżu. Zapisuję wszystkie pomysły związane z danym cyklem, tak, żeby później łatwo opracować każdy szczegół.
    Instastory planuję osobno. Staram się inspirować działaniami innych i uczyć na bieżąco, obserwować, co działa a co nie i takie właśnie spostrzeżenia tu ujmuję. 
  • Pomysły na posty. Spisuję je w tabeli, gdzie mam miejsce na datę, kategorię i tytuł posta. Nie trzymam się sztywno planów, a artykuły staram się publikować w zależności od aktualnych wydarzeń osobistych i projektów Moyemu. Z okazji powrotu do pracy udostępniłam na blogu najbliższe plany Moyemu, a otwierając sklep stworzyłam instrukcję wykorzystania zdjęć z banku, czy też anty-poradnik Jak otworzyć sklep internetowy?. Takie rozwiązanie pozwala mi publikować regularnie, bo artykuły stają się opisem obecnej rzeczywistości i sytuacji w Moyemu, więc nie mogę narzekać na brak weny. Każdej kategorii przypisuję określony kolor. Dzięki temu łatwiej organizuję miesięczny plan publikacji w taki sposób, żeby w każdej kategorii pojawił się choć jeden artykuł. Nie jestem wtedy monotematyczna, a blog rozrasta się w każdym z zagadnień. Oprócz spisywania pomysłów, poświęcam także kilka stron na dłuższy, szczegółowy szkic każdego artykułu. Jeśli na blogu poruszam temat, który wymaga researchu, zebrania danych czy umieszczenia wielu odnośników, każdy z tych punktów ujmuję w ogólnym planie tekstu. Dzięki temu łatwiej zabrać się za pisanie i skupić się na każdym z zagadnień po kolei.
  • Live. Choć za mną dopiero jedna transmisja na żywo, bardzo lubię tę formę kontaktu z czytelnikami i obserwatorami. Sama oglądam sporo live’ów i planuję wprowadzić je także u siebie. O każdym spotkaniu na żywo będę informować na Instagramie i fanpage’u Moyemu, także koniecznie obserwuj moje social media i bądź na bieżąco! W kwestii planowania tej aktywności skupiam się na spisaniu zagadnień, które chcę poruszyć mocno ogólnie, aby nadać ogólny zarys rozmowy. Później planuję konkretne kwestie w każdym z podpunktów, co pozwoli (mam nadzieję) uniknąć jąkania i zapewni płynność mojej gadaninie. 

Moje efektywne planowanie | Moyemu - blog kreatywny

    • Habit tracker. To tabela, w której odhaczam każdego dnia miesiąca zadania, które wykonałam. Uwzględniam publikacje na Facebooku i Instagramie, newsletter, promocję czy komentarze na blogach. 
    • Szkice kadrów do Banku zdjęć Moyemu. Tutaj szablony sprawdzają się idealnie. Dzięki nim szybko rysuję ramkę kadru i biorę się za szkicowanie każdego elementu. To brzydkie i niezbyt czytelne bazgroły, a o co w nich chodzi – wiem tylko ja. Ale! o tym, dlaczego zawsze rysuję koncepcję każdego zdjęcia wielokrotnie mówiłam Wam na InstaStories, a także pisałam w artykule o fotografowaniu produktu elektronicznego. To jedno z największych ułatwień mojej pracy fotograficznej: pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu na etapie pstrykania, bo cały kadr mam już zaplanowany w szczegółach i muszę jedynie przenieść rysunki do rzeczywistości. 
    • Okołoblogowa lista rzeczy do zrobienia. W punktach wypisuję wszystkie zadania, które muszę wykonać dla ulepszenia i usprawnienia bloga i wszystkich miejsc Moyemu. Praca blogera to nie tylko pisanie artykułów, a cała masa rzeczy z przeróżnych dziedzin. Znajdują się tu takie sprawy, jak umieszczenie bannerów na blogu, poprawki w bio na Instagramie czy aktualizacja kontaktów i listy firm współpracujących. Docelowo chcę stworzyć listę dzienną, tygodniową, miesięczną i kwartalną, tak, by wszystko udoskonalać regularnie. 

Moje efektywne planowanie | Moyemu - blog kreatywny

  • Okołosklepowa lista rzeczy do zrobienia. Podobnie jak w przypadku bloga, wypisuję w niej wszystkie zadania dotyczące przede wszystkim strony technicznej, ale też marketingu i reklamy czy zdjęć.
  • Zadania firmowe. W najprostszej formie tabelki, której kolumny odpowiadają miesiącom, a wiersze zadaniom. Tu swoje miejsce ma ZUS, deklaracje podatkowe, przelewy i maile do księgowej oraz inne najważniejsze obowiązki. Przypinam sobie nawet o wydruku faktur, umów i wszelkich dokumentów, które przechowuję nie tylko w wersji elektronicznej, ale też papierowej. 
  • Potrzebne do pracy. To lista wszystkich rzeczy związanych z pracą, które muszę kupić, znaleźć lub zrobić. Wpisuję je w formie punktów do odhaczenie, a obok dopisuję ewentualną datę, jeśli coś jest mi niezbędne w określonym czasie. 
  • Finanse. To część poświęcona budżetowi firmy. Mam tu wszystkie wydatki i wpływy wraz z kwotami i datami. Dzięki temu mam jasny obraz portfela Moyemu i wiem, jakie są moje możliwości finansowe w danym miesiącu czy kwartale. 
  1. Efektywne planowanie mobilne: Trello. 

Bardzo długo nie mogłam się przekonać do zapisywania czegokolwiek na telefonie. Teraz udaje mi się nawet od czasu do czasu napisać z jego pomocą artykuł, kiedy akurat nie mam możliwości skorzystania z komputera czy laptopa. 

Szukając aplikacji do planowania chciałam, aby była jak najprostsza, intuicyjna i bez zbędnych dodatków. Trello wpisuje się w te kryteria i dlatego dałam mu szansę. Jak na razie całkiem dobrze się dogadujemy. Nie wykorzystuję z pewnością wszystkich funkcji Trello. Traktuję to narzędzie jako podstawę podstaw, bo prędzej czy później i tak wszystko przenoszę na papier

Moje efektywne planowanie | Moyemu - blog kreatywny

Dlaczego warto korzystać z telefonu w planowaniu?

  • Telefon towarzyszy nam niemal 24 godziny na dobę. Choć to dość smutne i osobiście walczę ze sobą i z uzależnieniem, starając się choć część dnia spędzić z tym sprzętem w osobnych pokojach, to przychodzi mi to dość ciężko. Mając go pod ręką bez przerwy, mogę w każdym momencie zapisać pomysły, stworzyć listę czy zanotować ważne informacje, które mogą się ulotnić z pamięci. 
  • To sprawne i szybkie wyjście, kiedy nie mamy pod ręką kartki i długopisu, nie wspominając o kalendarzu czy notesie. Wyciągasz go z kieszeni lub z torebki i już notatka ląduje w aplikacji. 
  • Planowanie na telefonie można potraktować jako półśrodek i etap przejściowy, jeśli tak jak ja uwielbiacie notatki analogowe i wolicie mieć wszystko na papierze. Nawet, jeśli zapisuję coś w Trello, i tak prędzej czy później ląduje to w kalendarzu lub planerze. 
  • Możliwość szybkiego przesłania informacji lub zintegrowania wielu miejsc, w których planujemy. Choć akurat ja z tej opcji korzystam w niewielkim stopniu, to od czasu do czasu zachodzi potrzeba podesłania listy na gwałt Piotrkowi, kiedy już dojeżdża do sklepu lub wrzucenia zapisanego szkicu maila do właściwego okna poczty, dzięki czemu wiadomość za chwilę ląduje u odbiorcy, a ja nie muszę jej przepisywać z notatnika papierowego. 
  1. Planowanie posiłków. 

To u mnie świeży temat i nie będę się bardzo produkować, bo do efektywnego planowania posiłków jeszcze mi daleko. Nie zmienia to faktu, że i tak jestem zadowolona z tego, że udało mi się zrobić pierwszy krok i zacząć, bo wiadomo, to najtrudniejsze. 

Moje efektywne planowanie | Moyemu - blog kreatywnyMoje planowanie jedzenia to na razie swojego rodzaju prototyp. Na kartce rozpisuję propozycje dań na najbliższy tydzień/półtora, starając się tak ułożyć menu, aby nie gotować oddzielnie dla nas i Mikołaja. Dzięki temu ponoć mamy zacząć zdrowiej jeść… Ah, marzenia, ale do spełnienia. Mam nadzieję, że i taką korzyść wyniesiemy z planowania posiłków. 

W organizacji uwzględniam dni, kiedy Piotrek jest w delegacji. Wtedy robię najprostsze, niewymagające czasowo obiady, bo Syn nie jest z tych siedzących długo dzieci. Pół godziny to maksimum, które mogę spędzić w kuchni gotując, bo później Chłopak już najchętniej by wyskoczył z wózka czy krzesełka. Biorę pod uwagę także fakt, że w weekendy często jemy u rodziny a czasem na mieście, więc te dni najczęściej zostawiam puste, a uzupełniam w zależności od tego, jak się sprawy mają. 

Kartka z tygodniowym lub dwutygodniowym planem posiłków ląduje na ścianie, gdzie mam szybki podgląd na to, co zaplanowałam. Na podstawie planu posiłków robię listy zakupów. Zależy mi, żebyśmy w najbliższym czasie ograniczyli ilość marnowanego jedzenia, bo w tej kwestii leżymy i kwiczymy, choć i tak już jest lepiej. 


Nie chodzi o to, żeby było idealnie i zgodnie z „nowmami”. Swoje zasady musisz wyznaczyć samodzielnie, tak, aby efektywne planowanie pozwalało osiągać postawione cele. Jeśli coś nie działa, zmień to. Próbuj, testuj, sprawdzaj i ucz się organizacji czasu takiej, która doprowadzi Cię do sukcesu. 

Powiedz mi, jakie są Twoje sposoby na efektywne planowanie?

promo-image