Q&A: Jak stworzyć dobrą ofertę firmy?

Gru 19, 2018 | Narzędzia, Promocja i sprzedaż, Strategia

Mój folder ofertowy to jeden z ostatnich projektów, nad którymi pracowałam. Choć zdecydowałam się na stworzenie katalogu dość późno, bo po 2 latach budowania swojego biznesu, to jestem bardzo zadowolona zarówno z samego projektu, jak i z momentu, w którym powstał. Zanim zabrałam się do pracy, szukałam wskazówek, jak stworzyć dobrą ofertę i byłam mocno zawiedziona wynikami moich poszukiwań.

Postanowiłam więc zadziałać po swojemu (jak z resztą zazwyczaj) i sprawdzić, jakie rozwiązania będą najlepsze w moim przypadku. Żeby jednak Tobie było łątwiej, zebrałam wszystkie informacje w jedną całość. Co ciekawsze, artykuł powstał w formie Q&A, więc rozwiewa faktyczne wątpliwości osób tworzących swoją ofertę.

Stwórz dobrą ofertę swojej firmy

Warto pamiętać, że nie ma jednego, uniwersalnego i najlepszego przepisu na dobrą ofertę.Wszystko musisz dostosować do swojej sytuacji, branży, rodzaju oferowanych produktów i usług oraz potrzeb swoich i klientów. Warto testować, co sprawdza się w Twoim przypadku i wykorzystywać te rozwiązania, które przynoszą największe korzyści. 

Jest jednak kilka aspektów, na które warto zwrócić uwagę bez względu na okoliczności. 

Kiedy stworzyć ofertę? Już na początku działalności, czy wtedy, kiedy firma jest już dobrze rozwinięta?

Wszystko zależy od tego, jak planujesz swoją ścieżkę zawodową. Jeśli startując z biznesem masz dokładnie określone pola działalności, nie ma sensu czekać na „lepsze czasy”. Już na początku prezentuj swoje usługi i produkty. 

Z tworzeniem oferty warto wstrzymać się w sytuacji, w której tak naprawdę nie wiesz, czy za miesiąc, pół roku czy rok będziesz zajmować się tym samym, czym zajmujesz się teraz.Jeszcze sześć miesięcy temu nie oferowałam Klientom projektów graficznych, wykonywałam je hobbystycznie, pomagałam znajomym, tworzyłam dla siebie. Teraz projektowanie graficzne to tak samo duża część mojego biznesu jak fotografia i blogowanie razem wzięte. W moim przypadku dobrym rozwiązaniem było stworzenie oferty w momencie, w którym plany i marzenia zawodowe zaczęłam realizować jako pełnoprawną działalność.

Uważam, że dobrym wyjściem jest stworzenie podstawowej oferty już na początku i uzupełnianie jej o poszczególne elementy wraz z rozwojem firmy i nowymi usługami i produktami. Z druku możesz w takim przypadku zrezygnować do czasu, w którym zebrane dane staną się pełną całością i faktyczną ofertą na dłużej. 

Jakie elementy powinna zawierać dobrze przygotowana oferta?

To, jakie elementy powinny znajdować się w Twojej ofercie, zależy od wielu czynników. Przede wszystkim musisz zastanowić się, co tak naprawdę ma zobaczyć potencjalny klient, czego ma się dowiedzieć i jakim sposobem możesz mu to zaprezentować. 

Są jednak takie elementy, o które trzeba zadbać, aby stworzyć dobrą ofertę:

  • dane firmy – nazwa, adres, dane właściciela, numery identyfikacji podatkowej (NIP i REGON), opcjonalnie adres siedziby, jeśli różni się od adresu, na który zarejestrowana jest firma lub adresy poszczególnych punktów, placówek lub sklepów,
  • dane kontaktowe i linki – numer telefonu, adres e-mail, adres strony internetowej, profile w social mediach,
  • prezentacja firmy – opis Twojej działalności, krótka historia firmy, przedstawienie misji firmy i wartości, jakimi się kieruje, prezezntacja Twojej osoby lub całego Twojego zespołu,
  • spis treści – tylko w przypadku obszernej oferty (np. 10 stron i więcej), nie pozwoli odbiorcy zgubić się w treści,
  • cennik – nie warto ukrywać cen, a wręcz przeciwnie – jeśli nie będziesz zwlekać z powiadomieniem odbiorcy o kosztach, z jakimi musi się liczyć, kiedy korzysta z Twoich usług, zyskasz jego zaufanie i ułatwisz komunikację między Wami,
  • regulamin współpracy – podstawowe warunki współpracy, takie jak termin realizacji, płatności czy rezygnacja ze współpracy.

Dodatkowo, możesz w swojej ofercie umieścić także:

  • portfolio,
  • case studies,
  • przedstawienie dotychczasowych klientów,
  • rekomendacje i opinie dotychczasowych klientów.

Jak często aktualizować ofertę?

To normalne, że chcemy rozwijać nasze firmy i robimy to w szybszym lub wolniejszym tempie. Żadna oferta nie będzie stworzona raz na zawsze. 

Musisz pamiętać o aktualizacji oferty w każdym przypadku zmiany danych. Wszystkie nieaktualne informacje powinny z niej jak najszybciej zniknąć, aby nie wprowadzać klientów w błąd. Najlepiej regularnie sprawdzać poprawność informacji w ofercie (przykładowo raz na miesiąc lub raz na kwartał) i modyfikować to, co przestało być aktualne. 

Zmian będzie wymagała także oferta, w której co prawda dane są aktualne, ale ilość produktów i usług uległa zmianie. Regularne aktualizacje pozwolą Ci stale rozwijać firmę i pozyskiwać klientów także w tych dziedzinach, które dopiero co udało Ci się wprowadzić w swoim biznesie. 

Czy w ofercie powinny znajdować się ceny poszczególnych usług i produktów? Dokładne, czy orientacyjne?

Jestem wielkim zwolennikiem podawania cen. Choćbym oglądała najpiękniejszy folder świata, podziwiała obszerne i zaskakujące portfolio, to koniec końców brak ceny zniechęca mnie do skorzystania z usług i produktów. 

Nie ma sensu ukrywać kosztów, jakie klienci będą musieli ponieść w wyniku Waszej współpracy. W końcu i tak dowiedzą się, ile kosztują Twoje produkty i usługi, więc nie widzę żadnego sensownego powodu, aby przesuwać ten moment w czasie. Takie działanie tylko wydłuża proces podejmowania decyzji przez potencjalnego klienta, co niekoniecznie wpłynie korzystnie na Waszą ewentualną współpracę. 

Ceny nie muszą być szczegółowe. W wielu przypadkach ceny danej usługi czy produktu różnią się w zależności od dostępnych opcji czy pakietów. Wystarczy, że w takiej sytuacji zaprezentujesz w swojej ofercie widełki cen, a klient będzie mógł zobrazować sobie ich różnicę w poszczególnych wariantach. 

Czy w ofercie powinny być tylko usługi komplementarne, czy wszystkie, łącznie z podstawowymi?

Uważam, że usługi i produkty podstawowe to fundament głównej oferty. Jeśli jednak poszczególne elementy Twojej działalności różnią się od siebie na tyle, że nie pasują do jednego katalogu, możesz zastanowić się nad stworzeniem kilku, które – choć oddzielne – będą wzajemnie się uzupełniały. 

Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie krótkiego, ale konkretnego katalogu prezentującego podstawowe usługi, a dodatkowo – szczegółowych folderów, w których przedstawisz poszczególne elementy w szerszym świetle, w tym także produkty i usługi komplementarne, mieszczące się w zakresie danego pola działalności. 

Najważniejsze jest, aby informacje zawarte w ofercie nie wprowadzały bałaganu i pozwalały klientowi na zrozumienie istoty działalności firmy, a jednocześnie były na tyle wyczerpujące, aby nie musiał on domyślać się brakujących kwestii.

W odpowiedzi na to pytanie ważny jest fakt, że klienci często podejmują decyzję o skorzystaniu z danej usługi w momencie, w którym teoretycznie mieli zamiar skorzystać z całkiem innej. Często Klient, który prosi mnie o wysłanie oferty fotograficznej, a dostaje ode mnie cały folder ofertowy, chętnie dobiera w pakiecie także stworzenie projektów materiałów firmowych czy logo. Sposób prezentacji poszczególnych usług może wpłynąć na ilość zamówień czy zleceń. 

Jak obszerna powinna być oferta?

Dokładnie tak obszerna, aby ujęła wszystkie zagadnienia, informacje, teksty i grafiki, które chcesz przekazać potencjalnemu klientowi. 

Nie ma sensu na siłę wklejać kolejnych stron, których w rzeczywistości nie ma czym zapełnić. Przed stworzeniem oferty przygotuj szkic: wypisz wszystkie informacje i dane, które chcesz w niej umieścić, uporządkuj produkty i usługi, które się w niej znajdą i dokładnie rozplanuj układ wszystkich treści. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnego chaosu i wątpliwości w trakcie tworzenia. 

Dobrą ofertę możesz stworzyć zarówno na jednej stronie, jak i na dwudziestu. Ważne jest, aby ich ilość była dopasowana do objętości przygotowanego tekstu i materiałów, tak, by nie tworzyć niepotrzebnego ścisku ani też nie świecić pustkami. 

Czy wygląd ma znaczenie?

Wygląd ma ogromne znaczenie. Wiadomo, że w rzeczywistości najważniejsze jest to, co masz do zaoferowania, jakość Twoich produktów i usług i korzyści, jakie fundujesz klientom. Miej jednak świadomość, że nawet najbardziej wartościowe treści, przedstawione w brzydkiej oprawie graficznej (a już szczególnie niepoprawnej technicznie) nie trafią do klientów tak, jak Ci na tym zależy. 

To tak jak ze zdjęciami, o czym pisałam w artykule o roli fotografii w biznesie online. Lubimy rzeczy ładne, estetyczne, i takie też najmocniej przyciągają naszą uwagę. Mało tego, kiedy już ją przyciągną, dużo prościej jest ją utrzymać. Bardzo ważne jest, aby Twoja oferta była przygotowana zgodnie z Twoją identyfikacją wizualną, co pozwoli Ci zachować spójność prezentowanych materiałów firmowych. 

Moją ofertę widziało do tej pory jedynie kilkanaście osób. 90% z nich zwróciło uwagę na wykonanie projektu, a dokładniej jego estetykę i przyjemność odbioru. Co więcej, dwie osoby stwierdziły, że wygląd mojej oferty był jednym z czynników, dla których zdecydowały się podjąć współpracę! Choć u mnie jest to uzasadnione profilem współpracy – te rozmowy dotyczyły wykonania projektów graficznych dla ich firm – to nie lekceważ tego aspektu tylko dlatego, że zajmujesz się przecież czymś zupełnie innym. Każdy biznes zasługuje i powinien zwracać uwagę na swoja piękną oprawę wizualną. 

Czy w ofercie powinno być dużo tekstu reklamowego?

Zadaniem oferty jest sprzedaż. Twój katalog już w momencie pierwszego kontaktu z Klientem ma rozpocząć ten proces. To normalne, że tekst, który znajdzie się w Twojej ofercie będzie tekstem reklamowym. 

Zadbaj jednak o równowagę oraz odpowiedni styl wypowiedzi. Powinien być dostosowany do odbiorcy. Zastanów się, jakim językiem musisz posługiwać się w swojej ofercie, aby potencjalny klient nie miał problemu ze zrozumieniem Twojego przekazu, a jednocześnie nie poczuł się urażony zbyt potocznym stylem wypowiedzi. 

Czy oferta powinna być bardzo szczegółowa, czy powinna zawierać tylko podstawowe informacje?

To zależy. Jeśli oferujesz niewiele produktów lub usług, warto według mnie szczegółowo je opisać, w taki sposób, by temat był dostatecznie wyczerpany, a wszelkie pozostałe kwestie możesz wyjaśnić w bezpośrednim kontakcie z klientem.

Jeśli w Twojej firmie można znaleźć wiele produktów i skorzystać z większej ilości i rodzajów usług, warto zastanowić się nad stworzeniem jednej, głównej oferty, a w nawiązaniu do niej zaprojektować kolejne katalogi poboczne, pomocnicze. W takim wypadku główny folder powinien zawierać wszystkie, jak najbardziej szczegółowe informacje, ale jednak odniesione do ogółu asortymentu firmy, a podfoldery pozwolą Ci przedstawić konkretne produkty i usługi wraz ze szczegółowymi informacjami, które ich dotyczą.

Osobiście postawiłam na stworzenie dość obszernej oferty firmy, w której w miarę możliwości szczegółowo przedstawiam wszystkie usługi. W sekcji opisującej tworzenie materiałów reklamowych firmy przedstawiam jednak ogólnie dwie dostępne opcje – skorzystanie z projektu gotowego bądź zamówienie projektu indywidualnego. Jeśli mój Klient byłby zainteresowany projektem gotowym, który jest tańszy i szybszy w realizacji, wtedy otrzyma ode mnie podkatalog z dokładną prezentacją projektów gotowych, warunków współpracy i cen poszczególnych materiałów. Jeśli z kolei chciałby, abym stworzyła dla niego projekt indywidualny, w jego ręce trafi oferta szczegółowo opisująca przebieg współpracy czy różnice cen projektów, zależne od rodzaju i ilości elementów, nakładu w druku i innych czynników. 

W jakim programie tworzyć pdf z ofertą?

Odpowiedź jest prosta: w takim, w którym czujesz się najlepiej. Wiem, że często kusi nas ilość opcji dostępnych w rozbudowanych, profesjonalnych programach, ale często są one zupełnie zbędne. Na początek proponuję stworzenie oferty w dobrze zaznajomionym programie, a ewentualnie później, w miarę nauki innych – kolejne, bardziej rozbudowane graficznie projekty. 

Swoją ofertę tworzyłam w Adobe InDesign, ale tylko dlatego, że dobrze znam ten program i umiem sprawnie posługiwać się wszystkimi narzędziami i ustawieniami. Dwa lata temu, kiedy zaczynałam działać zawodowo na dobre, nie skorzystałabym z niego za żadne skarby. 

Program, w którym tworzysz swoją ofertę, masz traktować jako narzędzie, a nie wyznacznik jej wartości. 

Oferta wyłącznie w pdf, czy także drukowana? W jakich biznesach przydadzą się wydrukowane foldery ofertowe?

Nie sposób podać konkretnych zawodów, w których dana forma prezentacji oferty się sprawdzi, bo tak naprawdę w każdej profesji mogą przydać się obie formy lub ta, która z pozoru wydaje się zbędna. Wybór zależy od formy Twojego kontaktu z klientami. 

Przykładowo, pracując wyłącznie zdalnie, wystarczy Ci plik .pdf, który wyślesz mailem, umieścisz na swojej stronie czy udostępnisz w serwisach ofertowych. Wydrukowany katalog przyda Ci się, jeśli swoich klientów pozyskujesz poprzez kontakt bezpośredni, na przykład na prywatnych spotkaniach, targach branżowych czy też przez pośredników.

Tak czy inaczej, zawsze efektem końcowym (a może początkowym…) tworzenia oferty jest zaprojektowanie pliku .pdf. Decyzję o tym, czy zlecisz druk swojego projektu, zawsze możesz podjąć później, w miarę wyklarowania się Twojej sytuacji. Często w praniu okazuje się, że faktycznie potrzebujemy katalogu na papierze, a wtedy wystarczy odpowiednie przygotowanie gotowej oferty w .pdf do druku, zgodnie z wymaganiami drukarni. 

Portfolio: umieszczać w ofercie, czy tworzyć oddzielnie?

Wszystko zależy od tego, jak obszerna jest Twoja oferta, a konkretniej – od ilości Twoich produktów i usług. Pilnuj, by nadmiar informacji w ofercie nie przytłoczył potencjalnego klienta. 

W przypadku oferty zawierającej pojedyncze produkty i usługi, złączenie jej w całość z portfolio jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Pozwala ono natychmiastowo zapoznać potencjalnego klienta z dotychczasowymi projektami, dzięki czemu może on podjąć decyzję bez zbędnych opóźnień. Dodatkowo, pozwala mu to na konfrontację przyjętych informacji z dokładnym obrazem Twojej działalności. 

Jeśli oferujesz dużą ilość produktów i usług i dla wszystkich z nich masz sporo przykładów dotychczasowych współprac, postaw na oddzielne portfolio. Dzięki temu unikniesz bałaganu, informacje pozostaną czytelne, a zainteresowani odbiorcy na pewno z chęcią zapoznają się z Twoimi pracami. 

Komu i kiedy udostępniać ofertę?

Odpowiedź wydaje się prosta, ale faktycznie wcale taka nie jest. Zauważyłam, że osoby tworzące swoja ofertę najchętniej od razu po skończeniu projektu biorą się za wysyłkę katalogu. Niezbyt przemyślana grupa odbiorców i przypadkowe wysyłki oferty mogą zniechęcić potencjalnych klientów do zapoznania się z otrzymanym plikiem. 

Po pierwsze, zastanów się, kto może być zainteresowany Twoją ofertą. Idealnie, jeśli masz zdefiniowaną grupę docelową i wiesz, do kogo kierujesz swoje produkty i usługi. Jeśli jeszcze nie udało Ci się zadbać o tę kwestię, koniecznie nad tym popracuj. 

Pamiętaj też o konieczności uzyskania zgody na wysłanie oferty. Nie radzę od tak wpadać do czyjejś skrzynki mailowej, przede wszystkim dlatego, że jest to niezgodne z prawem. Dużo lepszym i bezpieczniejszym rozwiązaniem jest udostępnienie katalogu w formie pliku do pobrania na stronie internetowej firmy, na blogu czy w serwisach ofertowych, gdzie każdy samodzielnie podejmuje decyzję, czy zapozna się z Twoją ofertą. 

Kiedy przygotujesz dobrą ofertę, zyskujesz także czas. Mianowicie, na maile z zapytaniem o poszczególne usługi, produkty, ceny czy warunki współpracy zawsze możesz odpowiedzieć przygotowanym plikiem .pdf. To zdecydowanie ułatwia kontakt z potencjalnymi klientami, który staje się szybszy, łatwiejszy i często bardziej wartościowy we współprace. 

Pamiętaj, że każdy element ma pracować na Twoją korzyść. Żeby stworzyć dobrą ofertę, musisz przede wszystkim dostosować każdy szczegół do swojej sytuacji, tak, abyście to Wy byli usatysfakcjonowani – Ty i Twoi Klienci. Jeśli w tym artykule nie ma odpowiedzi na pytanie, które Cię nurtuje, pisz śmiało – wesprę swoją wiedzą i doświadczeniem jak tylko umiem najlepiej!

Przeczytaj także:

10 rzeczy, których blogowanie nauczyło mnie przez 3 lata

Moja przygoda z blogowaniem, choć rozpoczęła się w 2015 roku, dopiero teraz nabiera rozpędu a blog rozwija się zgodnie z planem.Początki nie wyglądały zbyt profesjonalnie, ale z uporem starałam i staram się, aby Moyemu było miejscem jak najbardziej wartościowym i...

Spójność fotograficzna w biznesie online. Zapowiedź e-booka

Jestem pewna, że zależy Ci, aby Twoje miejsca w sieci i tworzone materiały wyglądały estetycznie i przyciągały (i zatrzymywały!) uwagę odbiorcy. Dam sobie palca uciąć (o rękę się nieco boję), że spójność fotograficzna w biznesie online jest tematem, który wzbudza w...

Moje efektywne planowanie: sposoby i narzędzia

Moje efektywne planowanie to wciąż nauka, testy i odrzucanie lub przyjmowanie kolejnych sposobów, jednak aktualnie mogę śmiało powiedzieć, że idzie mi już z górki. Efektywne planowanie pomoże Ci zwiększyć produktywność i osiągać cele, które sobie stawiasz. Ważne...

Pin It on Pinterest